VIVA!

Fundacja Viva! Akcja dla zwierząt – założona w 1994 przez Juliet Gellatley międzynarodowa organizacja zajmująca się ochroną praw zwierząt, promocją zdrowego stylu życia i żywienia.
Misją Fundacji jest działalność charytatywna i edukacyjna, w zakresie: opieki i pomocy zwierzętom bezdomnym, porzuconym lub okrutnie traktowanym.

Wyzwanie

Fundacja borykała się z problemem wielu źródeł danych, które wymagały długich analiz prowadzonych "na piechotę". Również proces przygotowania korespondencji seryjnej prowadzony był ręcznie. W tej sytuacji niezbędne było rozwiązanie, które pozwoli na zebranie w jednym miejscu informacji o Darczyńcach i ich wpłatach, a także ułatwi komunikację z nimi przy jednoczesnej automatyzacji części procesów.

Pełna wiedza na temat wpłat, ich źródeł i regularności wpływów jest kluczowa dla większości działań operacyjnych Fundacji. Pozwala na lepsze zaplanowanie kolejnych kroków i podejmowanych inicjatyw, a także na oszacowanie możliwości udzielania pomocy nie tylko w danym miesiącu, lecz również w dalszej perspektywie czasowej.

Rozwiązanie

Salesforce.org, bazując na wieloletniej współpracy z organizacjami z trzeciego sektora, opracował pakiet narzędzi odpowiadający na większość potrzeb organizacji. NPSP, czyli NonProfit Success Pack, koncentruje się na kilku obszarach zarządczych. Standardowe rozwiązania umożliwiają tworzenie widoków typu 360 stopni Darczyńców oraz ich otoczenia, śledzenie i estymowanie wpłat (z podziałem na kampanie i określone źródła), a także wspieranie współpracy z Wolontariuszami.

Rozwiązanie oparte było na odpowiedniej konfiguracji funkcji dostępnych w NPSP (Salesforce Non Profit Cloud) oraz Salesforce Service Cloud i uwzględniło:

  • agregację danych z:
    – wyciągów bankowych z 10 kont,
    – systemów płatności z 2019 roku,
    – Urzędu Skarbowego.
  • normalizację i deduplikację bazy danych wpłat
  • utworzenie widoku 360 stopni Darczyńców wraz z ich domostwami (składającymi się osób z najbliższego otoczenia, podejmujących również aktywność – np. wpłatami, wolontariatem, powiązanych wspólnym adresem zamieszkania lub numerem konta bankowego) i ich dotacji na poszczególne kampanie Viva!
  • raportowanie i analitykę — zostały customowo skonfigurowane raporty dotyczące grup docelowych Darczyńców na podstawie ich dotacji
  • przygotowanie list wysyłkowych (korespondencja seryjna), obejmujących obecnych darczyńców i umożliwiających częściową automatyzację w ramach Kampanii 1%
  • szkolenie zespołu Fundacji z zakresu obsługi systemu

Efekt biznesowy

Lepszy dostęp do informacji przełożył się bezpośrednio na łatwiejszą i bardziej skuteczną codzienną pracę fundacji. Proces wysyłki korespondencji seryjnej stał się szybszy i mniej obarczony błędami. Uporządkowanie bazy danych sprawiło z kolei, że posiadane informacje stały się bardziej wartościowe i umożliwiające lepsze zarządzanie zadaniami i planami Fundacji.