Uniwersytet SWPS – rekrutacja

Uniwersytet SWPS to nowoczesny ośrodek naukowo-dydaktyczny, oferujący interdyscyplinarne studia z obszaru nauk społecznych i humanistycznych.

Wyzwanie

  1. Zapewnienie kandydatom na studia oraz studentom wysokiego poziomu obsługi w formie elektronicznej.
  2. Przeprowadzenie transformacji cyfrowej procesów związanych z pozyskiwaniem kandydatów na studia, przyjmowaniem ich aplikacji, oceną i pełnym procesem rekrutacyjnym.
    * Zapewnienie płynnej obsługi i procesowania zgłoszeń kandydatów na studia (w jednej rekrutacji uczelnia notuje powyżej 25 tys. aplikacji);
    * Usprawnienie procesu pozyskiwania danych dotyczących kandydatów na studia oraz studentów;
    * Usprawnienie procesów komunikacji z Dziekanatami, nauczycielami akademickimi i obsługą Stypendiów;
    * Zmniejszenie poziomu pracochłonności procesów rekrutacji dzięki zastąpieniu obiegu dokumentów w formie papierowej — elektronicznymi;
  3. Automatyzacja procesów prowadzonych manualnie
  4. Zwiększenie stopnia samoobsługi kandydatów
  5. Przeprowadzenie przejścia z przestarzałego systemu obsługi bieżącej studentów na nowoczesną formę, w pełni umożliwiającą śledzenie postępów w nauce, wydajną i dostępną.

Rozwiązanie

  1. Platforma rekrutacyjna oparta na platformie Salesforce
  2. Portal Rekrutacyjny zapewniający pełny dostęp do zaprojektowanych funkcjonalności zarówno z komputera, jak i urządzeń przenośnych
  3. Pełny (360 stopni) wgląd w profil kandydata, uwzględniający: wszystkie aplikacje, dokumenty, procesy i historię komunikacji
  4. Zarządzanie sprawami przekazanymi przez kandydatów na ogólne maile uczelniane
  5. Zarządzanie sprawami i zapytaniami przekazanymi przez kandydatów za pośrednictwem portalu rekrutacyjnego
  6. Elastyczna konfiguracja procesów rekrutacyjnych, dokumentów i zaświadczeń wymaganych od studentów na poszczególnych etapach rekrutacji
  7. Czytelna i wyrazista forma prezentacji aktualnego statusu prowadzonych kampanii rekrutacyjnych
  8. Automatyzacja komunikacji prowadzonej z kandydatami (możliwość ustawienia do 200 automatycznych komunikatów wysyłanych przez system Salesforce)
  9. Integracja z systemem SIS
  10. Wdrożenie cyfrowego trybu zawarcia umowy między studentami a uczelnią

Efekt biznesowy

  1. Wzrost liczby pozyskanych kandydatów na studia o 20%
  2. Dostarczenie kandydatom lepszych doświadczeń oraz wyższego poziomu samoobsługi w nowym systemie
  3. Ograniczenie procesów manualnych i konieczności dostarczania dokumentów w formie papierowej
  4. Możliwość samodzielnego umawiania się przez kandydatów na udostępnione terminy rozmów kwalifikacyjnych, przeprowadzanych zarówno stacjonarnie, jak i online
  5. Lepszy poziom zarządzania procesami weryfikacji wiedzy i egzaminowania kandydatów
  6. Usprawnienie komunikacji pomiędzy uczelnią a kandydatem oraz poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi zaangażowanymi w proces rekrutacji i przyjmowania kandydatów na studia
  7. Zgromadzenie znacznego wolumenu zróżnicowanych danych, co pozwoliło na usprawnienie procesów decyzyjnych na wszystkich poziomach (od pojedynczego przypadku, przez kursy, kierunki, lokalizacje, aż do poziomu ogólnouczelnianego)
  8. Skrócenie czasu od aplikacji kandydata do ostatecznej decyzji o przyjęciu na studia
  9. Wzmocnienie wizerunku rynkowego uczelni jako nowoczesnej instytucji edukacyjnej
  10. Wdrożenie pierwszego w pełni cyfrowego procesu rekrutacyjnego (dzięki wprowadzeniu możliwości zawarcia cyfrowej umowy)

Krystian Żygało