Uniwersytet SWPS – ocena pracownicza

Uniwersytet SWPS to nowoczesny ośrodek naukowo-dydaktyczny, oferujący interdyscyplinarne studia z obszaru nauk społecznych i humanistycznych.

Wyzwanie

Uczelnie są zobowiązane do przeprowadzania ewaluacji działalności zawodowej nauczycieli akademickich i badaczy w cyklach rocznych lub dwuletnich. Ocenie podlega zarówno obszar dydaktyczny, naukowo-badawczy, jak i organizacyjny. Proces powinien uwzględniać wiele zmiennych jak, chociażby stopień naukowy czy ścieżkę zawodową danego pracownika (badawcza lub dydaktyczna). Dotychczas ewaluacja była prowadzona w trybie obiegu dokumentów w wersji papierowej lub łączonej cyfrowo- papierowej. Generowało to dodatkowe koszty, utrudniało i spowalniało przeprowadzenie procesu. Celem zmiany było zdigitalizowanie, zautomatyzowanie możliwych etapów, przyspieszenie i uproszczenie ścieżki formalnej (wypełniania, składania dokumentacji, procedur odwoławczych itp.), wszystkich działań leżących w gestii pracowników.

Rozwiązanie

  • Proces został przeniesiony na platformę wewnętrzną uczelni, zbudowaną na Salesforce Community
  • Pracownicy logują się na portal z wykorzystaniem tych samych danych identyfikacyjnych, które pozwalają im na uzyskanie dostępu do innych narzędzi IT uczelni.
  • Formularz oceny pracowniczej jest dostępny na portalu, aby wysłać dane do oceny, niezbędne jest uzupełnienie wszystkich wymaganych pól. Cały proces przetwarzania raportu odbywa się na portalu. Kolejne etapy procedury są komunikowane za pomocą notyfikacji, wysyłanych na konta e-mailowe odpowiednich osób (ocenianego pracownika lub jego przełożonego, oceniającego).
  • Nad poprawnością przebiegu procesu czuwają administratorzy: do każdego wydziału jedna osoba, z dostępem do Salesforce, ale z możliwością podglądu wyłącznie danych jednostki, którą reprezentują.
  • Dwie osoby posiadają uprawnienia superadministratora, co oznacza, że widzą wszystko (reprezentują biuro Prorektora), dzięki czemu mogą czuwać nad poprawnością przebiegu procesu na poziomie ogólnouczelnianym.
  • W ramach konfiguracji procesu zostały przygotowane mechanizmy wysyłające notyfikacje z Salesforce do pracowników, a także przypomnienia (adekwatne do etapu procesu, np. o konieczności wypełnienia formularza, uzupełnienia brakujących danych, oceny podległego pracownika, informujących o uzyskaniu oceny itp.).
  • Potwierdzenie ewaluacji jest oparte na podpisach systemowych. Wymagana jest akcja (kliknięcie zalogowanego użytkownika, potwierdzające zapoznanie się z informacjami) po obu stronach (oceniający i podlegający ocenie)
  • Na portalu możliwe jest również przeprowadzenie procedury odwoławczej od uzyskanej oceny.
  • Na potrzeby sprawozdawczości przygotowane zostało również customowe rozwiązanie dające możliwość wygenerowania raportów w formacie XLS, zawierających podsumowanie informacji (adekwatnych do poziomu uprawnień danego administratora).
  • Obecnie jest przygotowywane dodatkowe, customowe narzędzie, dające możliwość wydruku danych bezpośrednio z poziomu SalesForce oraz generowanie raportów dotyczących konkretnej ścieżki.
  • Rozwiązanie zostało zintegrowane z wewnętrznym systemem informatycznym, bazą danych o pracownikach i studentach (VDO).
  • Formularze, które wyświetlają się dla poszczególnych osób, zawierają część danych, wypełnionych na podstawie ich danych logowania, na podstawie wszystkich danych, dostępnych w SF dzięki integracji z VDO (np. imię, nazwisko, stopień naukowy, jednostka itp.). 
  • Poza automatycznym przebiegiem procesu – uruchomionym w jednym czasie dla wszystkich pracowników podlegających ocenie w danym okresie rozliczeniowym – istnieje również możliwość wywołania procesu dla konkretnej osoby.

Efekt biznesowy

  • Przyspieszenie, uproszczenie i częściowa automatyzacja przebiegu oceny pracowniczej.
  • Wyższa jakość pozyskiwanych informacji.
  • Redukcja obiegu dokumentów papierowych.
  • Redukcja kosztów oraz obciążeń pracowników administracyjnych.
  • Redukcja dokumentów zarchiwizowanych w formie fizycznej.
  • Zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych pracowników oraz poufności procesu (w ramach jednostek organizacyjnych)

Krystian Żygało