Mitarbeiterbewertung für die SWPS-Universität
Die SWPS-Universität ist ein modernes Forschungs- und Lehrzentrum, das interdisziplinäre Studien im Bereich der Sozial- und Geisteswissenschaften anbietet.
Herausforderung
Die Universitäten sind verpflichtet, die berufliche Tätigkeit von akademischen Lehrern und Forschern in jährlichen oder zweijährlichen Zeiträumen zu evaluieren. Bewertet werden der didaktische, wissenschaftliche und forschende sowie der organisatorische Bereich. Dabei sind zahlreiche Variablen zu berücksichtigen, wie der akademische Grad oder der berufliche Hintergrund des jeweiligen Mitarbeiters (Forschung oder Lehre). Bislang wurden die Bewertungen entweder in Papierform oder in einer kombinierten digitalen und Papierversion durchgeführt. Dies führte zu zusätzlichen Kosten, die den Prozess erschwerten und verlangsamten. Der Grundgedanke der Änderung war die Digitalisierung, die Automatisierung der möglichen Schritte, die Beschleunigung und Vereinfachung des formalen Weges (Ausfüllen, Einreichen der Unterlagen, Einspruchsverfahren usw.) aller Aktivitäten, die den Mitarbeitern zuzurechnen sind.
Lösung
- Der Prozess wurde auf die interne Plattform der Universität verlagert, die auf der Salesforce Community basiert.
- Die Mitarbeiter melden sich bei dem Portal mit denselben Anmeldedaten an, mit denen sie auch auf andere IT-Tools der Universität zugreifen können.
- Das Mitarbeiterbewertungsformular ist auf dem Portal verfügbar. Um Daten zur Bewertung zu senden, müssen alle erforderlichen Felder ausgefüllt werden. Der gesamte Prozess findet auf dem Portal statt. Die weiteren Schritte des Verfahrens werden durch Benachrichtigungen an die E-Mail-Konten der entsprechenden Personen (der bewertete Mitarbeiter oder sein Vorgesetzter, die bewertende Person) kommuniziert.
- Das Verfahren wird von Administratoren überwacht: Eine Person pro Abteilung, die Zugang zu Salesforce hat, aber nur die Daten der von ihr vertretenen Einheit einsehen kann.
- Zwei Personen haben Superadministrator-Rechte, was bedeutet, dass sie alles sehen können. Sie vertreten das Büro des Vizerektors und überwachen die Richtigkeit des Prozesses auf Universitätsebene.
- Im Rahmen der Prozesskonfiguration wurden Mechanismen vorbereitet, um Benachrichtigungen und Erinnerungen aus Salesforce an die Mitarbeiter zu senden (je nach Phase des Prozesses, z. B. über die Notwendigkeit, ein Formular auszufüllen, fehlende Daten zu ergänzen, einen untergeordneten Mitarbeiter zu bewerten, über den Erhalt einer Bewertung zu informieren usw.).
- Die Bewertungsbestätigung basiert auf Systemsignaturen. Auf beiden Seiten (Beurteiler und Beurteilter) ist eine Aktion erforderlich (ein angemeldeter Benutzer klickt, um zu bestätigen, dass er/sie die Informationen gelesen hat).
- Auf dem Portal kann man auch Einspruch gegen die erhaltene Note einlegen.
- Für die Berichterstattung wurde auch eine maßgeschneiderte Lösung zur Erstellung von Berichten im XLS-Format vorbereitet, die eine Zusammenfassung der Informationen enthält (entsprechend der Berechtigung des jeweiligen Administrators).
- Derzeit wird ein zusätzliches, benutzerdefiniertes Tool entwickelt, das es ermöglicht, Daten direkt aus Salesforce zu drucken und Berichte auf einem bestimmten Pfad zu erstellen.
- Die Lösung wurde mit dem internen IT-System, der Datenbank der Mitarbeiter und Studierenden (VDO) verknüpft.
- Formulare für einzelne Personen enthalten einige Daten, die auf der Grundlage ihrer Anmeldedaten ausgefüllt werden, und zwar dank der Integration mit VDO in SF z. B. Name, Nachname, akademischer Grad usw.
- Neben dem automatischen Prozess, der für alle zu beurteilenden Arbeitnehmer in einem bestimmten Zeitraum gestartet wird, kann der Prozess auch gesondert für eine bestimmte Person ausgelöst werden.
Ergebnisse
Beschleunigung, Vereinfachung und teilweise Automatisierung des Mitarbeiterbeurteilungsprozesses
Qualität der abgerufenen Informationen wird erhöht.
Verringerung des Umlaufs von Papierdokumenten
Reduzierung der Kosten und des Aufwands für das administrative Personal.
Verringerung der in physischer Form archivierten Dokumente.
Gewährleistung der Sicherheit der persönlichen Daten der Mitarbeiter und der Vertraulichkeit des Prozesses
Sprechen Sie uns an
Marcin Pieńkowski
Salesforce Architekt und Head of Salesforce
