CPQ Salesforce-Lösung transformierte das Angebotssystem von Virtana

Firmensitz: Palo Alto, Kalifornien
Mitarbeiter: 150+ weltweit

Virtana ist ein Softwareunternehmen, das Lösungen zur Optimierung der digitalen Infrastruktur und der Anwendungsleistung anbietet.

Virtana hatte zuvor das CPQ-Tool von Salesforce verwendet. Es traten jedoch Probleme mit ineffizienten Abläufen und Datenberechnungsfehlern auf, die die Effektivität des Systems beeinträchtigten. Deswegen verwendeten die meisten Vertriebsmitarbeiter Excel-basierte Tools, um komplexe Angebote zu erstellen und sie später in Salesforce hochzuladen. Dieser Vorgang war ineffektiv und anfällig für Fehler.

Virtana musste Salesforce CPQ verbessern und dessen Funktionen nutzen, um die Angebotserstellung zu beschleunigen und sicherzustellen, dass der Prozess konsistent ist und alle Unternehmensregeln umgesetzt werden.

Die CPQ-Herausforderungen von Virtana

Zunächst waren die CPQ-Prozesse bei Virtana von einem Team aus mehreren Excel-Experten abhängig, die viele Vorgänge in selbst erstellten Tabellen ausführten. Bei Excel handelt es sich um einen manuellen Prozess, der menschliche Eingaben für Dateneingabe, Berechnungen und Analysen erfordert. Dies machte ihn anfällig für Fehler wie Tippfehler, inkorrekte Daten und Angebote, die nicht den Kriterien der Geschäftsregeln entsprachen (z. B. zu viele Rabatte). Ähnliche Probleme traten auch bei dem zuerst implementierten CPQ-Tool von Salesforce auf.

Zweitens hatte nur eine kleine Gruppe von Mitarbeitern Zugriff auf CPQ in Excel. Die Wartezeit auf ein Angebot nahm mit dem Eingang von Kundenanfragen zu und beeinträchtigte die Antwortzeit.

Daher benötigte das Unternehmen eine CPQ-Automatisierung, um konstruktive Verhandlungen mit Kunden führen zu können. Das Fehlen eines effizienten und zeitnahen Beantwortungsprozesses wirkte sich auf die Länge und Leistung des Verkaufszyklus aus.

Zielsetzung für das CPQ-Projekt definiert

Think Beyond hat sich das vorrangige Ziel gesetzt, ein Salesforce-Tool zu implementieren, das die CPQ-Prozesse innerhalb des Vertriebsteams von Virtana automatisiert. Das Ziel der Lösung war es, Funktionalitäten zu liefern, die die Prozesse beschleunigen würden, wie z.B.:

Produktkonfiguration, um die spezifischen Anforderungen der Kunden zu erfüllen

Festlegen von Rabatten, Aufschlägen und gestaffelten Preisstrukturen

Angebote mit Kunden austauschen und Angebotsaktivitäten in Echtzeit verfolgen

Erstellung und Verwaltung von Verträgen innerhalb des Tools

Verfolgung von Vertragsverlängerungen und Verwaltung von Vertragsbedingungen

Bündelung von Produkten und Erstellung von Produktpaketen

Salesforce CPQ-Lösung

Prozesse mit mehreren Komponenten auf einer einzigen Plattform

Die komplexe Angebotserstellung von Virtana auf der Basis definierter Preislisten, einschließlich einer Reihe von Bündelungs- und Geschäftsregeln, erforderte ein robustes Tool. Salesforce CPQ war in der Lage, die Prozesse von Virtana zu vereinfachen und zu automatisieren.

Salesforce CPQ ermöglichte Virtana die Erstellung akkurater und individueller Angebote für seine Kunden sowie die Verwaltung von Preisen, Produktkonfigurationen und Produktbündeln. Das Management konnte Preisregeln auf der Grundlage bestimmter Kriterien wie Produkttyp, Kundensegment oder geografischer Standort festlegen. All dies könnte auf einer gemeinsamen Plattform eingerichtet werden. Ferner konnten die Entscheidungsträger KPIs wie Angebotsabschlussquote, Umsatzgeschwindigkeit und Produktleistung verfolgen, um Einblicke in ihre Vertriebsprozesse zu gewinnen und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Komplexe CPQ in ein Self-Service-Tool verwandelt - die Geschichte dahinter

Die Herausforderung für Think Beyond bestand darin, das Salesforce CPQ-Tool so zu konfigurieren, dass es intelligent und agil genug ist, um das Vertriebsteam von Virtana mit den richtigen Preisen für das richtige Produkt zur richtigen Zeit zu unterstützen. Dies würde ein agiles Management mit geringer Beteiligung der IT-Abteilung ermöglichen.

Think Beyond erstellte einen Plan mit Entwicklungsstufen und arbeitete dann gemeinsam mit Virtana in einem Sprint-Zyklus.

Der Ansatz von Think Beyond trug dazu bei, eine Salesforce CPQ-Lösung zu implementieren, die den Anforderungen von Virtana in jeder Hinsicht entsprach. Ein tiefes und gründliches Verständnis für die Herausforderungen des Kunden in Kombination mit dem Einsatz hocheffektiver Workshop-Methoden half, die CPQ-Ziele von Virtana zu erreichen.

Salesforce CPQ-Ergebnisse für Virtana

Einer der Hauptvorteile von Salesforce CPQ bei Virtana ist die Fähigkeit, komplexe Produktangebote zu verwalten. Mit Salesforce CPQ kann das Unternehmen nun problemlos Produktbündel, Kits und Optionen erstellen und verwalten und so sicherstellen, dass die Kunden genaue Angebote auf der Grundlage ihrer spezifischen Anforderungen erhalten. Salesforce CPQ verfügt außerdem über robuste Funktionen, mit denen sich komplexe Preisgestaltungsregeln und Rabatte mühelos verwalten lassen.

Alle Ziele der CPQ-Implementierung sind erreicht worden.

Der Einfluss des Vertriebsteams auf die Preisgestaltung wurde auf einfache Angebotsanfragen beschränkt.

Die Wartezeit für ein Preisangebot wurde verkürzt.

Die Preispolitik wurde vereinheitlicht und einfach umgesetzt.

Virtana hat viele zufriedenstellende Preisangebote sowohl für sich selbst als auch für ihre Kunden erzielt.

Virtana hat gute Beziehungen zu all seinen neuen Kunden aufgebaut und sie mit einer hervorragenden Reaktionsfähigkeit überrascht.

Diese Lösung könnte für Sie geeignet sein, wenn Sie:

  • einen komplexen Produktkatalog mit mehreren Produktoptionen und -konfigurationen haben.
  • eine hohe Anzahl von Angeboten oder Aufträgen haben, die eine genaue und effiziente Preisgestaltung und Angebotserstellung erfordern.
  • Ihre Vertriebsprozesse optimieren und den Zeitaufwand für die Erstellung von Angeboten reduzieren möchten.
  • möchten die Vertriebseffektivität steigern und Fehler und Unstimmigkeiten bei der Preisgestaltung und Angebotserstellung reduzieren.
  • benötigen eine skalierbare Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wächst und mit anderen Systemen und Tools integriert werden kann.
  • möchten die Transparenz und die Berichterstattung über Vertriebskennzahlen und -leistung verbessern.

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