Kontakt
1 grudnia, 2021

Transformacja procesów Uczelni

Wyzwania:

  1. Zapewnienie kandydatom na studia oraz studentom wysokiego poziomu obsługi w formie elektronicznej.
  2. Przeprowadzenie transformacji cyfrowej procesów związanych z pozyskiwaniem kandydatów na studia, przyjmowaniem ich aplikacji, oceną i pełnym procesem rekrutacyjnym.
    * Zapewnienie płynnej obsługi i procesowania zgłoszeń kandydatów na studia (w jednej rekrutacji uczelnia notuje powyżej 25 tys. aplikacji);
    * Usprawnienie procesu pozyskiwania danych dotyczących kandydatów na studia oraz studentów;
    * Usprawnienie procesów komunikacji z Dziekanatami, nauczycielami akademickimi i obsługą Stypendiów;
    * Zmniejszenie poziomu pracochłonności procesów rekrutacji dzięki zastąpieniu obiegu dokumentów w formie papierowej - elektronicznymi;

  3. Automatyzacja procesów prowadzonych manualnie
  4. Zwiększenie stopnia samoobsługi kandydatów
  5. Przeprowadzenie przejścia z przestarzałego systemu obsługi bieżącej studentów na nowoczesną formę, w pełni umożliwiającą śledzenie postępów w nauce, wydajną i dostępną.

Wdrożone rozwiązania:

  • Platforma rekrutacyjna oparta na platformie Salesforce
  • Portal Rekrutacyjny zapewniający pełny dostęp do zaprojektowanych funkcjonalności zarówno z komputera jak i urządzeń przenośnych
  • Pełny (360 stopni) wgląd w profil kandydata, uwzględniający: wszystkie aplikacje, dokumenty, procesy i historię komunikacji
  • Zarządzanie sprawami przekazanymi przez kandydatów na ogólne maile uczelniane
  • Zarządzanie sprawami i zapytaniami przekazanymi przez kandydatów za pośrednictwem portalu rekrutacyjnego
  • Elastyczna konfiguracja procesów rekrutacyjnych, dokumentów i zaświadczeń wymaganych od studentów na poszczególnych etapach rekrutacji
  • Czytelna i wyrazista forma prezentacji aktualnego statusu prowadzonych kampanii rekrutacyjnych
  • Automatyzacja komunikacji prowadzonej z kandydatami (możliwość ustawienia do 200 automatycznych komunikatów wysyłanych przez system Salesforce)
  • Integracja z systemem SIS
  • Wdrożenie cyfrowego trybu zawarcia umowy między studentami a uczelnią

Efekty:

  • Wzrost liczby pozyskanych kandydatów na studia o 20%
  • Dostarczenie kandydatom lepszych doświadczeń oraz wyższego poziomu samoobsługi w nowym systemie
  • Ograniczenie procesów manualnych i konieczności dostarczania dokumentów w formie papierowej
  • Lepszy poziom zarządzania procesami weryfikacji wiedzy i egzaminowania kandydatów
  • Usprawnienie komunikacji pomiędzy uczelnią a kandydatem oraz poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi zaangażowanymi w proces rekrutacji i przyjmowania kandydatów na studia
  • Zgromadzenie znacznego wolumenu zróżnicowanych danych, co pozwoliło na usprawnienie procesów decyzyjnych na wszystkich poziomach (od pojedynczego przypadku, przez kursy, kierunki, lokalizacje, aż do poziomu ogólnouczelnianego)
  • Skrócenie czasu od aplikacji kandydata do ostatecznej decyzji o przyjęciu na studia
  • Wzmocnienie wizerunku rynkowego uczelni jako nowoczesnej instytucji edukacyjnej
  • Wdrożenie pierwszego w pełni cyfrowego procesu rekrutacyjnego (dzięki wprowadzeniu możliwości zawarcia cyfrowej umowy)
menucross-circle
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram